Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy domeny internetowej www.ipksystem.pl (dalej zwanej „Serwisem”) oraz aplikacji mobilnej IPK System (dalej zwanej „Aplikacją”) prowadzonej przez IPK SYSTEM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Luboniu (62-030) przy ul. Buczka 16, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001118512, o numerze NIP: 7831908881 oraz REGON: 529256170.
(dalej zwaną „Administratorem”).
Administratorem danych osobowych gromadzonych w Serwisie oraz w Aplikacji jest Administrator - IPK SYSTEM Sp. z o.o.
Administrator przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności zarówno osób odwiedzających Serwis, korzystających z Aplikacji, jak i osób z którymi prowadzi korespondencję, a także pracowników i osób reprezentujących jego Klientów (zwanych dalej „Użytkownikami”).
Dane osobowe zbierane za pomocą Serwisu i Aplikacji są przetwarzane zgodnie przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylania dyrektywy 95/46/WE (dalej zwane „RODO”).
W sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się z Administratorem pocztą tradycyjną (pod adresem fizycznym) lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail: asystent@ipksystem.pl. Wszelkie zapytania, skargi i wnioski dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz uprawnień osób, których dane dotyczą należy kierować poprzez wskazane powyżej środki komunikacji.
Administrator przetwarza dane zgodnie z prawem, zbiera dane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddaje ich dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami oraz przechowuje dane nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
Dane osobowe Użytkowników będą wykorzystane przez Administratora jedynie w celu:
odpowiedzi na zapytania złożone poprzez dane kontaktowe dostępne na stronie w Serwisie lub Aplikacji oraz dalszą związaną z tym korespondencją, za pośrednictwem poczty elektronicznej bądź innych form komunikacji (art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. b RODO);
komunikacji poprzez wymianę korespondencji elektronicznej z serwerem pocztowym w domenie ipksystem.pl (art. 6 ust. 1 lit. a oraz lit. b RODO);
zawierania i realizacji zawartych umów z Administratorem i czynności mających na celu jej zawarcie tj. przygotowanie oferty, rejestracji i utrzymania konta Użytkownika, świadczenia usług elektronicznych przez Administratora w ramach umowy z Użytkownikiem, wsparcia technicznego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
wypełnienia obowiązków Administratora względem instytucji państwowych, wynikających z przepisów prawa, takich jak urzędy skarbowe, ZUS, itp. realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
realizowania przez Administratora wewnętrznej analityki i sprawozdawczości na własne potrzeby, związanej z usprawnieniem działalności Administratora i strony internetowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
dochodzenia swoich praw lub ochrony przed roszczeniami Użytkowników i podmiotów trzecich (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
obsługi kierowanych zgłoszeń lub zapytań, kontaktowania się (w tym w związku obsługiwanymi transakcjami) z Użytkownikami, dla celów archiwalnych oraz statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
generowania plików cookies, gromadzenia danych ze strony WWW w celu śledzenia geolokalizacji urządzenia przenośnego do wykonania inwentaryzacji, aktualizacji inwentaryzacji oraz obsługi awarii na podstawie danych inwentaryzacyjnych, a zatem usług opartych na lokalizacji, z których Użytkownik i osoby upoważnione korzystają na podstawie zawartej umowy z Administratorem (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
realizacji umowy, której przedmiotem jest udział w Webinarze (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
wykonania umowy, której przedmiotem jest dostarczanie Newslettera (podstawa prawna - art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Administrator może zbierać następujące dane osobowe:
imię i nazwisko;
adres e-mail;
numer telefonu;
adres IP urządzenia;
geolokalizację urządzenia przenośnego po zalogowaniu do Aplikacji.
Administrator może pobierać i przetwarzać także inne dane osobowe, jeżeli są konieczne do realizacji celów.
Podanie powyższych danych jest dobrowolne, jednak jest konieczne do realizacji powyżej wskazanych celów bądź zawarcia umowy z Administratorem oraz skorzystania z funkcjonalności Aplikacji. Ich niepodanie może skutkować niezawarciem umowy bądź nieuzyskaniem informacji na złożone zapytania.
Źródłem danych osobowych przetwarzanych przez Administratora jest:
. w przypadku pozyskania danych bezpośredniego od osoby, których dane dotyczą ⎯ ta osoba;
. w przypadku przetwarzania danych pracowników klientów/potencjalnych klientów ⎯ ich pracodawca lub ta osoba w zakresie geolokalizacji jej urządzenia przenośnego w ramach Aplikacji.
Odbiorcami danych osobowych Użytkowników będą upoważnieni członkowie organów, pracownicy oraz osoby współpracujące z Administratorem. Dane osobowe mogą być przekazane również podmiotom współpracującym z Administratorem w ramach realizacji ww. celów, jak również mogą zostać przekazane osobom trzecim, w związku z realizacją przez Administratora swoich praw i obowiązków, w szczególności podmioty zapewniające hosting Serwisu, dostawcy serwerów, podmioty zewnętrzne świadczące usługi wsparcia teleinformatycznego, firmy świadczące usługi pośrednictwa w płatnościach drogą elektroniczną, zewnętrze firmy księgowe, kancelarie prawne, firmy kurierskie upoważnione do tego na podstawie odrębnych przepisów organy państwowe (urzędy skarbowe, sądy, komornicy itp.).
Dane osobowe Użytkowników będą przechowywane przez:
. okres trwania współpracy pomiędzy Użytkownikiem a Administratorem lub
. okres współpracy pomiędzy Administratorem a podmiotem, dla którego Użytkownik pracuje/ którego Użytkownik reprezentuje lub
w przypadku danych osobowych przetwarzanych w związku z zawarciem umowy o świadczenie usług Newslettera - przez okres niezbędny do świadczenia tej usługi, do czasu rezygnacji z niej przez Użytkownika,
w przypadku danych osobowych przetwarzanych w związku z zawarciem umowy o świadczenie usług Webinaru - przez okres niezbędny do świadczenia tej usługi, do czasu rezygnacji z niej przez Użytkownika,
. do czasu cofnięcia bądź modyfikacji udzielonej zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, a w przypadku danych geolokalizacyjnych urządzenia przenośnego wyłącznie do momentu wylogowania się z Aplikacji na urządzeniu przenośnym lub
. czas niezbędny do realizacji innych celów.
Dane osobowe będą przechowywane także po ww. okresach przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa lub okres potrzebny Administratorowi do ochrony przed roszczeniami bądź dochodzenia swoich praw.
Użytkownik w zakresie swoich danych osobowych przetwarzanych przez Administratora posiada następujące uprawnienia:
Prawo do cofnięcia udzielonej zgody (podstawa: art. 7 ust. 3 RODO):
Użytkownik posiada prawo do cofnięcia zgody (jeśli stanowi podstawę przetwarzania) w dowolnym momencie, o ile dane są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Cofnięcie zgody ma skutek od momentu złożenia oświadczenia o wycofaniu zgody. Zaznaczyć należy, że cofnięcie udzielonej zgody do przetwarzania danych osobowych może spowodować brak możliwości wywiązania się przez Administratora ze swoich obowiązków, co w istocie może uniemożliwić działanie przez Administratora na rzecz Użytkownika.
Prawo dostępu do swoich danych (podstawa: art. 15 RODO):
Użytkownik posiada prawo dostępu do treści wszystkich swoich danych osobowych wraz z prawem dostępu do informacji na temat tychże danych, m.in. celami przetwarzania, kategoriami przetwarzanych danych, odbiorcami czy okresem przetwarzania. Administrator na wniosek Użytkownika dostarczy kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Przy braku wskazania innej formy przekazania danych zostaną one dostarczone drogą elektroniczną. Sporządzenie i dostarczenie pierwszej kopii danych jest bezpłatne. Za wszelkie kolejne Administrator może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych.
Prawo do żądania sprostowania swoich danych osobowych (podstawa: art. 16 RODO): Użytkownik posiada prawo do sprostowania swoich danych przetwarzanych przez Administratora, jeżeli są nieprawidłowe. Użytkownik posiada także prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych (z uwzględnieniem celów przetwarzania), w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.
Prawo do żądania usunięcia swoich danych osobowych (podstawa: art. 17 RODO): Użytkownik posiada prawo do bycia zapomnianym, w ramach którego może żądać usunięcia przez Administratora swoich danych osobowych oraz żądania poinformowania przez Administratora innych administratorów, którym upubliczniono jego dane podlegające usunięciu, o konieczności usunięcia łącz do tych danych, ich kopii lub replikacji. Powyższe uprawnienia są uzależnione od wystąpienia którejkolwiek z poniższych sytuacji:
. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
. została cofnięta zgoda na przetwarzanie danych osobowych, stanowiąca jedyną podstawę prawną przetwarzania danych;
. został wniesiony sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją wobec przetwarzania danych osobowych w tzw. prawnie uzasadnionych interesach realizowanych przez Administratora oraz nie będą występować nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania;
. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
. usunięcie danych jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub prawie Rzeczypospolitej Polskiej;
Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych (podstawa: art. 18 RODO):
Użytkownik posiada prawo do ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach:
. w sytuacji kwestionowania prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
. gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem i Użytkownik sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
. gdy Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Użytkownikowi do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
. gdy Użytkownik wniósł sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu Użytkownika.
Zaznaczyć należy, że żądanie ograniczenia przetwarzania danych osobowych może spowodować brak możliwości wywiązania się przez Administratora ze swoich obowiązków, co w istocie może uniemożliwić działanie przez Administratora na rzecz Użytkownika.
Prawo do przenoszenia swoich danych osobowych (podstawa: art. 20 RODO): Użytkownikowi przysługuje prawo do przeniesienia danych osobowych przetwarzanych przez Administratora w sposób zautomatyzowany lub w oparciu o zgodę lub umowę, w ramach którego może żądać:
. otrzymania swoich danych osobowych przekazanych Administratorowi na podstawie zgody lub umowy lub w związku z żądaniem Użytkownika do podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz danych, które Administrator przetwarza w sposób zautomatyzowany;
. przesłania ww. danych bez utrudnień;
. przesłania przez Administratora ww. danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe;
Powyższe prawo uprawnia do otrzymania ww. danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
Prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych (podstawa: art. 21 RODO):
Użytkownikowi przysługuje prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania przez Administratora danych osobowych Użytkownika w celach wynikających z tzw. uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora. Sprzeciw winien wynikać z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. Administratorowi nie wolno będzie przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Użytkownika interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Zaznaczyć należy, że wyrażenie sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych może spowodować brak możliwości wywiązania się przez Administratora ze swoich obowiązków, co w istocie może uniemożliwić działanie przez Administratora na rzecz Użytkownika.
1. Użytkownikowi przysługuje
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (www.uodo.gov.pl), gdy uzna on, iż przetwarzanie danych osobowych jego dotyczących narusza przepisy Rozporządzenia RODO.
Dane osobowe mogą być przekazane podmiotom świadczącym usługi na rzecz i zlecenie Administratora, w szczególności podmiotom będącym:
dostawcami rozwiązań teleinformatycznych,
dostawcami usług marketingowych w tym usług związanych z wysyłką Newslettera,
dostawcami technologii służącego do analityki.
1. Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy w ramach korzystania przez Administratora z usług podmiotów dostarczających rozwiązania i systemy informatyczne, które to podmioty mogą przechowywać dane osobowe na serwerach zlokalizowanych poza tym obszarem (w tym na terenie Stanów Zjednoczonych) lub w ramach świadczenia przez Administratora usług związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą – w zakresie niezbędnym do ich wykonania:
- podstawą takiego przekazania może być decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony lub zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, którymi są w szczególności standardowe klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską, w razie niewydania przez Komisję Europejską decyzji stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony lub braku zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń prawnych, dane osobowe mogą być przekazane do państwa trzeciego na podstawie jednej z przesłanek wymienionych w art. 49 ust. 1 RODO, w tym w szczególności na podstawie Państwa wyraźnej zgody. Przysługuje Państwu prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.
1. Dane osobowe Użytkowników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany ani nie będą profilowane.
Zasady korzystania przez Administratora z plików cookies określone są w Polityce Cookies dostępnej pod adresem: www.ipksystem.pl
Aplikacja w celu zlokalizowania pracownika lub współpracownika Użytkownika wykorzystuje dane geolokalizacyjne urządzenia przenośnego Użytkownika Aplikacji. Usługi geolokalizacyjne wykorzystywane przez Aplikację służą do określenia położenia Użytkownika Aplikacji w celu wykonania inwentaryzacji, aktualizacji inwentaryzacji oraz obsługi awarii na podstawie danych inwentaryzacyjnych.
Aplikacja informuje Użytkownika o fakcie zbierania danych geolokalizacyjnych w momencie zalogowania się do Aplikacji lub pierwszego użycia funkcji wymagających danych geolokalizacyjnych.
Funkcjonalność śledzenia położenia użytkownika Aplikacji dostępna jest pod warunkiem wyrażenia zgody przez użytkownika Aplikacji na udostępnienie jego danych o lokalizacji urządzenia przenośnego, z którego korzysta, również w tle, a zatem również po zamknięciu Aplikacji w urządzeniu mobilnym. Wyrażenie zgody na wykorzystanie lokalizacji urządzenia przenośnego użytkownika Aplikacji, w tym po zamknięciu Aplikacji jest dobrowolne, a odmowa jej udzielania pozwoli Użytkownikowi na korzystanie z podstawowych i krytycznych funkcjonalności Aplikacji.
Usługi geolokalizacyjne można w każdej chwili całkowicie wyłączyć w ustawieniach urządzenia przenośnego, a także w ustawieniach urządzenia dotyczących wyłącznie Aplikacji. Dane o położeniu urządzenia przenośnego pobierane są tylko wtedy, gdy użytkownik pozostaje zalogowany w Aplikacji. Po wylogowaniu się z Aplikacji, Aplikacja nie pobiera danych o lokalizacji Użytkownika, również jeżeli pozostaje włączona w tle.
Dostęp do danych geolokalizacyjnych urządzenia przenośnego osoby upoważnionej przez Użytkownika w ramach Aplikacji posiada Użytkownik i jego pracownicy oraz współpracownicy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany obowiązującej Polityki Prywatności poprzez wprowadzenie odpowiednich modyfikacji.
Aktualna wersja Polityki Prywatności obowiązuje od 01.01.2025 r.